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Upgrade Your To-Do-List For More Productivity | Upgrade deine To-do-Liste, um produktiver zu sein

July 1, 2018

 

Upgrade your to-do-list for more productivity

 

People have different opinions about to-do-lists. I find them rather helpful if you know how to use them. Well, what’ to know about it? You just put everything down you need to get done and go trough it and then you’re stressed out because you couldn’t fit it all in one day, fall into bead tiredly, feeling like you did not achieve enough and repeat the same thing the next day. Um, yeah. I feel like we need to change that with simple tips to upgrade your to-do lists to make them work for you.

 

1. Make task appointments

For very simple things putting all the tasks down and getting them done end-to-end might work. However, most people live complex lives, have appointments and some schedules they need to accomodate. This is why you should not only think about what but also when you want to get the tasks done. Plan specific time slots because doing something some time often ends in never. When you fix a task to a certain time you have three big advantages. Firstly, you are more likely to get it done since you have an appointment with the task. Secondly, you do the task focussed because all the other tasks have their very own appointments. Thirdly, you do not overschedule because you can actually see how full your day is going to be. This saves you frustration and makes you more productive.

 

2. Prioritize

Prioritizing fits right with point 1. Often we cannot get all the stuff done we would like to get done in one day. Before starting, think about your priorities. What are the most important things that need to get done today? What is „nice to have“? What is stuff you wrote down, that does not need to be done at all but you put it down to have something to procrastinate with? Work in that order. High priorities first. If you have time and energy left, do the nice-to-have things. You can probably drop the procrastination tasks entirely.

One point I need to stress and that will come up again in point 5: prioritize time for yourself, time to recharge. This is the highest priority for you. No one and nothing can be productive when drained.

 

3. Group alike tasks together

Productivity and focus work hand in hand. When your thought are all over the place, packed with the 15 other tasks you need to do today, your focus will fade and every task will take so much longer. In order not to jump from thought to thought group alike tasks together. You will remain in the respective mindset, get very focusses on the tasks at hand and get it done much faster. Grouping alike task can save time on a very obvious matter, too. In times of high productivity (for me that was with my theses of my degrees) I planned one day a week to get things done outside the house: going food shopping, going to the bank, the post office etc. Especially when you live outside a city center and you waste time going back and forth for single tasks. Group them together save that time.

 

4. Learn to say no

Truth is, we cannot get everything done. We cannot be involved in everything. In times of FOMO (fear of missing out) this might be hard but learn to say no, learn to not be part of everything just because of FOMO. Are there any events you really do not want to go to? Is there a club you are still a member of but are not full heartedly attending? Someone is searching for voluntueers but you already volunteer somewhere else? Just say no. Do not overload yourself with responsibilities. You do not need to be rude. There are polite ways to decline an inquiry and the other person(s) will most likely understand.

 

5. Plan time for yourself

I need to highlight this point. You must take time for yourself besides eating and sleeping. You must feed your soul. Plan time to do something that you truely enjoy. Its single purpose is to feed your soul (of course, purposes outside of it are not forbidden; in fact, they are quite likely). It can be the littlest things. Paint your nails, take a bath, watch an episode of your favorite show, hang out with a neighbor, do gardenwork, read a chapter of a book, sing, dance, take a walk, meditate, practice the drums, lay in the sun and just breathe, listen to birds or the leaves in the wind, craft, ride your (motor)bike and the list goes on and on. The point is that you enjoy yourself. You do this for no one but yourself. You do not feel guilty about it or rushed. We all need to recharge before we turn off entirely (formally know as burnout). Like a phone, when it is completely empty, you need to charge it for a while before you can turn it on again, when you recharge it before it turns off entirely, you can use it throughout. The same is true for your mind and body. So always, always, always plan time for yourself and give it the top priority.

 

I said it before and I’ll say it again because it cannot be stressed enough (unlike us; haha pun): tips to boost your productivity are not there to make you a robot with super high output. Rather, being focussed and productive helps you to create daily islands for yourself to lay back, to calm down, to recharge, to feed you soul.

 

 

Upgrade deine To-do-Liste, um produktiver zu sein

 

Bei To-do-Listen sind die Meinungen gespalten. Ich persönlich finde sie recht hilfreich, wenn man weiß, wie man mit ihnen umgehen sollte. Was soll man da schon wissen? Man schreibt einfach alles, was man erledigen muss, auf, arbeitet Punkt für Punkt ab und ist am Ende total gestresst, weil man doch wieder nicht alles geschafft hat, fällt übermüdet ins Bett, fühlt sich als hätte man überhaupt nichts erreicht und macht dasselbe am nächsten Tag wieder. Ja, naja, hm. Ich denke, das sollten wir ändern. Ich habe da ein paar Tipps zusammengestellt, wie du deine To-do-Listen verbessern und sie für dich arbeiten lassen kannst.

 

1. Gib Aufgaben Termine

Wenn man viele Kleinigkeiten hat, mag es funktionieren, sie einfach alle aufzuschreiben und nacheinander abzuarbeiten. Die meisten Menschen führen allerdings ein etwas komplexeres Leben, haben Termine und Zeitpläne, die sie miteinander vereinbaren müssen. Daher solltest du nicht nur überlegen was, sondern auch wann du die Aufgabe machen möchtest. Plane einen konkreten Zeitraum ein, denn ein irgendwann wird schnell zu einem nie. Wenn du einer Aufgabe einen Termin zuteilst, ergeben sich gleich drei große Vorteile. Erstens ist es wahrscheinlicher, dass du die Aufgabe tatsächlich erledigst, denn du bist quasi mit ihr verabredet. Zweitens kannst du dich voll auf die Aufgabe konzentrieren, denn alle anderen Aufgaben haben ebenfalls ihren eigenen Termin. Drittens läufst du weniger Gefahr, dir zu viel aufzuhalsen, da du ganz klar sehen kannst, wie voll der Tag schon ist und ob überhaupt noch etwas reinpasst. Das erspart dir jede Menge Frust und macht dich produktiver.

 

2. Priorisiere

Priorisieren passt perfekt zu Punkt 1. Oft können wir einfach nicht alles, was wir gerne an einem Tag erledigen würden, schaffen. Bevor du also beginnst, priorisiere. Was muss heute auf jeden Fall erledigt werden? Bei welchen Aufgaben wäre es nett, aber nicht superwichtig, dass sie erledigt werden? Was hast du aufgeschrieben, muss aber eigentlich gar nicht erledigt werden, aber du wolltest etwas zum Prokrastinieren auf deiner Liste haben? Arbeite die Aufgaben in der Reihenfolge ab. Etwas mit hoher Priorität kommt zuerst. Wenn du dann noch Zeit und Kraft übrig hast, mach die Dinge, bei denen es ganz nett wäre, sie fertig zu haben. Die Prokrastinationsaufgaben kannst du vermutlich direkt aufgeben.

Eine Sache, die ich hier bereits betonen muss und die in Punkt 5 noch einmal zur Sprache kommt: priorisiere Zeit für dich selbst; Zeit, Kraft zu tanken. Das ist deine höchste Priorität. Nichts und niemand kann vollkommen ausgelaugt produktiv sein.

 

3. Gruppiere ähnliche Aufgaben zusammen

Produktivität und Fokussierung gehören zusammen. Wenn du mit den Gedanken überall und nirgendwo bist, an 15 weitere Aufgaben denkst, die du heute noch erledigen willst, verschwindet dein Fokus langsam und jede Aufgabe zieht sich ewig. Gruppiere daher ähnliche Aufgaben, um nicht ständig geistig hin- und herzuspringen. Damit bleibst du länger bei einem Gedanken bzw. einer Denkweise, bist viel fokussierter und erledigst die Aufgaben schneller. Natürlich spart dir diese Gruppierung auch auf viel offensichtlichere Weise Zeit. In Zeiten, die sehr produktiv sein mussten (für mich waren es die Abschlussarbeiten meiner Studienabschlüsse) plante ich einen Tag ein, um Dinge außerhalb der Wohnung zu erledigen: einkaufen, zur Bank oder zur Post gehen. Besonders, wenn man etwas abseits vom Zentrum lebt, verschwendet man sonst Zeit dabei, für jede einzene Aufgabe ständig hin- und herzurennen. Pack’ solche Aufgaben zusammen und spare Zeit.

 

4. Lerne nein zu sagen

Das Ding ist, dass wir nicht alles machen können. Wir können nicht überall involviert sein. In Zeiten von FOMO (fear of missing out) ist das vielleicht schwierig zu ertragen, aber du musst lernen nein zu sagen, nicht überall dabei sein zu müssen, einfach nur, weil du Angst hast, etwas zu verpassen. Gibt es Veranstaltungen, die du einfach nicht besuchen willst? Gibt es einen Verein, wo du zwar noch Mitglied bist, aber so richtig mit dem Herzen bist du schon lang nicht mehr dabei? Sucht jemand nach ehrenamtlichen Helfern, aber du bist schon woanders ehrenamtlich engagiert? Sag’ einfach nein. Überlade dich nicht mit Verbindlichkeiten. Du musst ja nicht unhöflich sein. Man kann freundlich nein sagen und das Gegenüber wird sicherlich Verständnis aufbringen.

 

5. Plane Zeit für dich ein

Diesen Punkt muss ich betonen. Du brauchst Zeit für dich; neben essen und schlafen. Deine Seele will auch gefüttert werden. Plane Zeit für etwas ein, dass du wirklich liebst und dessen einziger Zweck es ist, deine Seele zu füttern (weitere Zwecke sind natürlich nicht verboten; sie sind sogar recht wahrscheinlich). Es können die kleinsten Dinge sein. Lackier’ dir die Nägel, nimm ein Bad, schau eine Folge deiner Lieblingsserie, besuch’ einen Nachbarn, gärtner, lies ein Kapitel aus einem Buch, singe, tanze, geh’ spaieren, meditiere, übe schlagzeugspielen, leg’ dich in die Sonne und atme einfach nur, höre den Vögeln und den Blättern im Wind zu, bastel, fahre (Motor)Rad und so weiter und so fort. Es geht einfach darum, dass du Freude hast. Du machst es für niemanden außer dich selbst. Und du fühlst dich nicht schuldig oder gehetzt. Wir müssen alle Kraft tanken, bevor wir ganz ausgehen (bekannt unter dem Begriff Burnout). Ein komplett entladenes Smartphone muss man erstmal einige Minuten laden lassen, bevor man es wieder einschalten kann. Wenn man es lädt, bevor es sich abschaltet, kann man es permanent nutzen. Das Gleiche gilt für unseren Köper und Geist. Daher plane auf jeden Fall immer, immer, immer Zeit für dich ein und gib ihr die höchste Priorität.

 

Ich hab’s schonmal gesagt, wiederhole mich aber gerne: Tipps deine Produktivität zu erhöhen, sind nicht dazu da, dich zu einem Roboter mit maximaler Leistung zu verwandelt. Es geht vielmehr darum, dass Produktivität und Fokussierung, dabei helfen, Alltagsinseln für dich zu erschaffen, in denen du dich zurücklehnen, erholen, beruhigen, Kraft tanken und deine Seele füttern kannst.

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