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Work Smarter, Not Harder | Arbeite klüger, nicht härter

December 9, 2018

 

Work smarter, not harder

 

There are a few topics I keep talking about. They don’t have too much in common at first sight. But once you dig a little deeper, you’ll see they are closely related. I am talking about efficiency, planning and easy systems that work for you instead of vice versa. What they have in common is that they all make your life easier and more productive. However, they don’t do so by making you work harder. On the contrary, they often allow you to work way less. And now the magic comes: they allow you to work less with the same or even better results. How is that possible? Didn’t we all learn that hard work pays off? The logical consequence would be that harder work pays off even more, right? Well, only partly right. I am all for giving your best, working hard and setting high goals. But there is only so hard you can work without destroying your life. The secret is not to work harder and harder but to make your work smarter. In other words: more efficient.

Let’s talk about actual physical organizing. You will have to work hard to find out what organizing style fits with you. But once you did your fair share of working that out, stick with that system and transfer it to other areas of your home or even of your life. Don’t keep on working hard to create a completely new exciting organizing system for different areas. Be smart (= efficient) and use what you already know.

Let’s talk about planning. Say you plan a big party. You thought about themes, different food, locations, games etc. There are some ideas you still think are good ideas but there are some ideas you had to exclude. Write all of that down! Yes, including the ideas you tossed. Why? Well, because you put in the hard work of figuring out what will work and what won’t. You might forget you thought about an idea and made up your mind about it along the way already (which is the opposite of efficient). Why think about it again? Be smart.

Staying with planning, let’s talk about routines. Routines are a very specific form of planning, whether if it’s just chores you only keep on doing the same way or even in the same order on specific days. It all boosts your efficiency. It is super smart to have routines because all the planning for when to do what and how disappears. This means you gain free head space and you get things done faster because there is absolutely no pondering. Sounds like a sweet and really smart deal to me.

When it comes to efficiency, there’s yet another aspect I need to touch on. Whichever solution for a system or a plan you search for, think of the easiest solution. The easiest is usually the most attractive one because it let’s you get the job done without a million little if’s and but’s which, you guessed it, is super inefficient. You will learn if you need to add anything to the simplest solution on your journey. There’s no need of making it more complicated to begin with. It’s not about working hard and thinking of 300 possible solutions. It’s about being smart not wasting time with thinking about 300 possible solutions. You know you have it in you to adjust if need be. Until then be smart and don’t waste your time.

There are so many more examples I could come up with but I think you got the point. See what I did there? Instead of working harder and providing you with 23 additional examples, I tried to be a bit smarter by picking out the ones I figured would resonate with you mostly. Working hard is still something I would encourage. But do it wisely. Be smart about it. You don’t have to reinvent the wheel, you don’t have to think about ideas twice, three or even more times, and you won’t get a prize for coming up with the most complicated solution. Trust me, I tried... and failed.

By working smarter, not harder, you achieve the same, if not more, with less work. This provides you with more time, energy, and possibly money to care about the people and things that are truly important for you. Plus, it’s kind of fun and satisfying to come up with smart plans saving you work.

 

 

Arbeite klüger, nicht härter

 

Es gibt einige Themen, über die ich immer wieder rede. Auf den ersten Blick scheinen sie nicht so viel gemein zu haben. Wenn man aber etwas genauer hinschaut, sieht man, wie eng verwandt sie sind. Ich rede von Effizienz, Planung und einfachen Systeme, die für dich arbeiten, statt anders herum. Was sie gemein haben, ist, dass sie alle dein Leben einfacher und produktiver machen. Das schaffen sie, ohne dass du härter arbeiten musst. Ganz im Gegenteil, oft erlauben sie dir sogar, weniger zu arbeiten. Und jetzt kommt das Zauberhafte: Sie erlauben dir, weniger zu arbeiten bei gleichem oder sogar besserem Ergebnis. Wie ist das möglich? Haben wir nicht gelernt, dass sich harte Arbeit auszahlt? Logischerweise müsste man doch bei härterer Arbeit am Ende auch mehr bekommen, oder? Das stimmt nur teilweise. Ich bin auf jeden Fall dafür, sein Bestes zu geben, hart zu arbeiten und sich hohe Ziele zu stecken. Aber es gibt irgendwo einen Punkt, an dem man nicht härter arbeiten kann, ohne sein Leben zu zerstören. Das Geheimnis ist es nicht härter, sondern klüger zu arbeiten. Mit anderen Worten: effizienter.

Fangen wir man mit physischer Organisation an. Du wirst hart arbeiten müssen, um deinen Organisationsstil zu finden. Sobald du den aber hast, bleib’ dabei und übertrag’ ihn auf andere Bereiche deines Zuhauses und deines Lebens. Arbeite nicht weiterhin hart, um immer wieder neue, aufregende Organisationssysteme für unterschiedliche Bereiche zu entwickeln. Sei klug (= effizient) und nutze, was du schon hast.

Lass uns vom Planen reden. Sagen wir, du planst eine große Party. Du hast über Themen, unterschiedliches Essen, Locations, Spiele etc. nachgedacht. Einige Ideen findest du weiterhin gut, einige Ideen hast du aussortiert. Schreib’ das alles auf! Ja, auch die Ideen, die du rausgeschmissen hast. Warum? Weil du bereits harte Arbeit dareingesteckt hast, herauszufinden, was funktionieren wird und was nicht. Du wirst vermutlich vergessen, welche Idee du schonmal durchdacht hast und wo du eine entsprechende Entscheidung getroffen hast (was nicht besonders effizient ist). Warum solltest du nochmal drüber nachdenken? Sei klug.

Lass und beim Planen bleiben. Routinen sind eine spezifische Form des Planens, egal, ob’s nur darum geht, Aufgaben immer auf die gleiche Art oder sogar in der gleichen Reihenfolge an den gleichen Tagen zu erledigen. All das katapultiert deine Effizienz ganz nach oben. Es ist echt klug, Routinen zu haben, denn dadurch entfällt die ganze Planung, wann du was wie machen musst. Das heißt, du gewinnst geistigen Freiraum und du erledigst deine Aufgaben viel schneller, weil du nicht mehr drüber nachdenken musst. Klingt für mich wie ne ziemlich coole und kluge Sache.

Wenn’s um Effizienz geht, gibt es noch einen weiteren Aspekt, den ich ansprechen möchte. Egal für welches System oder welchen Plan du eine Lösung suchst, nimm’ die Einfachste. Die Einfachste ist meist die Attraktivste, weil du die Aufgabe so schnell erledigen kannst, ohne unzählige Falls und Wenns einzubauen, was, du kannst es dir denken, total ineffizient ist. Du erfährst schon noch, ob dich die einfachste Lösung ans Ziel bringt. Man muss es nicht von Anfang an zu kompliziert machen. Es geht nicht darum, hart zu arbeiten und sich 300 mögliche Lösungen auszudenken. Es geht darum klug zu sein und seine Zeit nicht damit zu verschwenden, sich 300 Lösungen zu überlegen, wenn man doch nur eine braucht. Du weißt doch, dass du’s kannst und deine Lösung im Laufe der Zeit schon angepasst bekommst. Bis dahin, sei klug,  wähle den einfachen Weg und verschwende nicht deine Zeit.

Es gibt so viele weitere Beispiele, die ich hätte anschneiden können, aber ich denke, du hast verstanden, worum’s geht. Siehst du, was ich da gemacht habe? Statt hart zu arbeiten und 23 weitere Beispiele zu liefern, habe ich versucht, etwas klüger vorzugehen und die Beispiele auszusuchen, von denen ich glaube, dass du dich damit am ehesten identifizieren kannst. Hart zu arbeiten ist weiterhin etwas, wofür ich stehe. Aber mach’s clever. Sei klug. Du musst das Rad nicht neu erfinden, du musst Ideen nicht zwei, drei Mal oder öfter denken, und du kriegst auch keinen Preis dafür, die schwierigste Lösung gefunden zu haben. Glaub mir, ich hab’s versucht... und bin gescheitert.

Wenn du klüger, statt härter arbeitest, erreichst du dasselbe, wenn nicht sogar mehr, bei geringerer Anstrengung. Dadurch hast du mehr Zeit, Energie und möglicherweise Geld, um dich um die Menschen und Dinge in deinem Leben zu kümmern, die dir wirklich wichtig sind. Außerdem ist es irgendwie spaßig und befriedigend, sich kluge Pläne auszudenken, die die Arbeit reduzieren.

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