Recent Posts/ Aktuelle Posts
Please reload

How To Do It All At Once | Wie man alles gleichzeitig schafft

August 18, 2019

 

How to do it all at once

You know the kind of person. They have so many projects, so much going on and you wonder how they manage it all. How do they multitask? How do they get it all done at once? The short answer is: They don’t!
Yes, you heard me right. In order to get many things done and get them done correctly, you can hardly ever engage in more than one task. But wait! Wasn’t multitasking this great thing we’re all supposed to be able to do? Isn’t it how people work today? Again, the short answer is no. See, your brain only has so much capacity. Yes, you can breathe, walk and talk at the same time but mainly because you’re so well practiced in those areas that they probably do not need your full capacity combined. But what if you were to engage in only two tasks but each of them might need 60% of your brain’s capacity? That’d be 120%, so your 100% brain will not be able to fulfill both tasks fully. It’ll probably get both of them done good enough or it might get one task done perfectly while the other task gets done very faltering. Now, what happens when you were to combine two tasks that took even more of your capacity each? Right, the execution of each task or one of them will suffer noticeably.
Multitasking is a lie. Some people seem to be able to get two rather demanding tasks done without heavy losses. Why is that? Probably because they’ve learned and practiced very long and hard to switch rapidly between two tasks which makes it look like they’re multitasking. In fact, the do one thing at a time and switch to another extremely fast and then switch back to the first. You can imaging that this fast and constant switching back and forth exhausts a lot of resources that you could really use for the tasks at hand.
So, what is the solution? How do people get so much done in so little time? What is their secret? They do one thing at a time. They block every other task out and give one task their full and unrestricted attention. This way, they get the task done super efficiently. They only use the resources they need for the task (no wasting resources by rapid switching) and they get it done fast (no time wasted engaging in another task every few seconds). So, they save time and energy. This is how people who seem to get it all done at once actually get things done. Often they even carve out time of their day for specific tasks. This has multiple advantages. First, they completely unload the burden of keeping all the tasks in mind (which wastes a lot of mental capacity). Second, they unload worries of forgetting something or not having enough time to get the things done (again, this may waste precious mental capacity). Third, by knowing every important task has its specific time slot, they make it easier for themselves to block out any other future task and fully engage in the current task.
Multitasking is a lie. At least it is a terrible waste of resources! The best way to get it all done at once is not trying to get it done all at the same time. One thing after another. Getting used to this way of working on tasks is difficult. We live in a world where so many things are done simultaneously. You’re getting to work, check your mails, answer your friends message and listen to music all at once. We’re so used to this way of living that it is hard stepping away from it. However, it is so worth the effort. As per usual, starting is the hardest part.

I hope, I could help you to understand how you can get done all the things that are important to you without feeling overwhelmed and in a permanent rush by tackling one task after another. Again, this mindset takes time and practice. Don’t be too hard on yourself while still learning to tackle tasks differently from now on. Truth is, I still struggle with it.

 

Wie man alles auf einmal schafft

 

Du kennst diese Menschen. Bei ihnen ist immer was los, sie machen immer irgendwas und du fragst dich, wie sie das alles gleichzeitig auf die Reihe kriegen. Wie machen sie das mit dem Multitasking? Wie schaffen sie das alles auf einmal? Du kurze Antwort ist: Das machen sie gar nicht.

Ja, richtig verstanden. Wenn du viele Dinge ordentlich erledigen willst, kannst du dich kaum mit mehr als einer Aufgabe beschäftigen. Moment mal! Multitasking ist doch aber diese tolle Sache, die wir alle beherrschen sollten. Arbeitet man heute nicht so? Und wieder lautet die kurze Antwort nein. Dein Gehirn hat nur eine begrenzte Kapazität. Klar, du kannst gleichzeitig atmen, gehen und reden, aber primär deswegen, weil diese Tätigkeiten selbst kombiniert wohl kaum deine gesamte Gehirnkapazität nutzen.Was ist aber, wenn du nur zwei Dinge gleichzeitig machst, aber jede davon braucht 60% deiner Kapazität. Das wären dann 120%, also wird dein 100% Gehirn beide Aufgaben nicht vollständig erfüllen können. Wahrscheinlich werden beide einigermaßen gut erfüllt; vielleicht auch eine davon perfekt und die andere eher schlecht als recht. Was wäre nun, wenn wir wieder zwei Aufgaben kombinieren, die jeweils noch mehr Kapazität brauchen. Genau, die Erfüllung der Aufgaben oder auch nur einer wird stark leiden.

Multitasking ist eine Lüge. Einige Leute scheinen recht schwierige Aufgaben ohne große Verluste gleichzeitig absolvieren zu können. Wie kommt das? Wahrscheinlich weil sie gelernt und dann lang geübt haben, sehr schnell zwischen den beiden Aufgaben hin und her zu switchen, sodass es so wirkt als würden sie multitasken. Eigentlich kümmern sie aber immer nur eine Aufgabe und switchen extrem schnell zur anderen Aufgabe und dann wieder zurück. Du kannst dir denken, dass dieses ganze Hin und Her ziemlich viele Ressourcen verbraucht, die man viel besser für die eigentlichen Aufgaben investieren könnte.

Was ist also nun die Lösung des Problems? Wie schaffen Menschen so viel in so geringer Zeit? Was ist ihr Geheimnis? Sie konzentrieren sich immer nur auf eine Aufgabe. Sie blenden alles andere aus und widmen sich vollkommen der anstehenden Aufgabe.So erledigen sie die Aufgabe sehr effizient. Sie nutzen auch nur die Ressourcen, die sie für die Aufgabe benötigen (keine Ressourcenverschwendung durch ewiges Hin und Her) und sie erfüllen sie schnell (ohne Zeitverschwendung, sich alle paar Sekunden einer anderen Aufgabe zu widmen). Mit dieser Arbeitsweise sparen sie Zeit und Energie. So füllen die Leute, die scheinbar alles gleichzeitig machen, tatsächlich ihre Aufgaben. Meist planen sie für bestimmte Aufgaben auch extra Zeitblöcke. Das hat einige Vorteile. Erstens, sie werden somit die Last los, alle Aufgaben im Kopf zu behalten (was recht viel mentale Kapazität verschwendet). Zweitens, sie werden die Sorgen los, eine Aufgabe zu vergessen oder nicht genug Zeit dafür zu haben (auch das frisst wertvolle mentale Kapazität). Drittens, wenn du weißt, dass jede wichtige Aufgabe ihren individuellen Zeitblock bekommen hat, ist es viel einfacher zukünftige Aufgaben auszublenden und sich vollkommen auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren.

Multitasking ist eine Lüge. Zumindest ist es eine fürchterlich Verschwendung von Ressourcen. Die beste Art, alles gleichzeitig zu schaffen, ist, nicht alles gleichzeitig zu machen. Eins nach dem anderen. Sich an diese Arbeitsweise zu gewöhnen, ist schwierig. Wir leben in einem Zeitalter, in dem ständig ganz viele Dinge gleichzeitig erledigt werden. Du bist auf dem Weg zur Arbeit, checkst dabei deine Mails, beantwortest eine Nachricht von ner Freundin und hörst auch noch Musik. Es lohnt sich aber, sich an die neue Arbeitsweise zu gewöhnen. Wie immer ist der Anfang der schwierigste Schritt.

Ich hoffe, ich konnte dir helfen, zu verstehen, dass du alles, was dir wichtig ist, schaffen kannst, ohne dich permanent überwältigt und gehetzt zu fühlen, indem du nicht mehr alles gleichzeitig, sondern nacheinander erledigst. Die neue Arbeitsweise braucht Zeit und muss geübt werden. Sei nicht so hart zu dir selbst bei dem Lernprozess. Unter uns, ich kämpfe mich da auch noch durch.

Share on Facebook
Share on Twitter
Please reload

Hej! 

Ich bin Jana, zertifizierter Organisationsprofi.
Meine Mission ist es, dir zu helfen, durch gute Organisation dauerhaft Ordnung zu schaffen, um mehr Kraft und Zeit für dein Leben zu gewinnen.
Ohne Schablone.
Ohne Änderung Deiner Persönlichkeit.

Die Blogposts reichen dir nicht und du hättest gern meine persönliche Hilfe?
Hier entlang.
Ich freue mich auf dich!

 

Folge mir:
Instagram
Facebook

 

 

 

 

 

 

 

 

 



_________
 

Hi there.
I'm Jana, Certified Organizational Specialist.
 I am on a mission to help you organize for permanent tidiness to make more energy and time for your life. No template. No change of your personality.

The blog posts are not enough and you would like my personal help?
Head right this way.

Not fluent in German? No problem, get in touch in English. 

I am looking forward to meeting you!

Follow me:
Instagram
Facebook

Archive