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Wie ich meinen Papierkram handhabe | How I Handle Paper Clutter


Wie ich meinen Papierkram handhabe

Papierkram scheint fast jedermanns Feind zu sein; meiner auch. Darum teile ich heute mit dir, wie ich mit meinem Papierkram umgehe. Das ist jetzt nicht direkt eine Anleitung, denn gerade bei Papieren kommen die unterschiedlichen Organisationstypen ziemlich klar zum Vorschein. Ich erzähle dir hier nur, wie ich es mache und hoffe, dass da etwas für dich dabei ist.

1. Reinkommenden Papierkram sofort sortieren

Jedes Stück Papier, das in meine Wohnung kommt, wird sofort in Müll oder (halbwegs) wichtig einsortiert. Ich mache das immer sofort, denn ich fühle mich sonst total schnell von dem Papierhaufen überfordert; auch wenn ich weiß, dass das Sortieren superschnell geht und einfach ist. Es ist ein psychologischer Aspekt. Der Müll wird natürlich direkt weggeschmissen. Der wichtige Kram wird weiter sortiert, wie im nächsten Punkt beschrieben.

2. Wichtige Papiere werden genauer sortiert

Ich sortiere meinen Papierkram in Papiere, die ich nur behalten muss und solche, die noch eine Aktion verlangen. Das, was ich nur behalten muss, kommt in eine (kleine!) Schublade (worüber wir gleich noch reden) und das, worum ich mich kümmern muss, wie Rechnungen, bleiben auf meinem Sideboard; witzigerweise direkt über der Schublade, wo ich die Papiere reingepackt habe, die ich behalten muss bzw. wo die Aktion bereits durchlaufen wurde. Ich möchte die Papiere aus zwei Gründen im Blick behalten: a) so vergesse ich nicht, mich darum zu kümmern und b) so ist es wahrscheinlicher, dass ich sie recht zügig erledige.

3. Wichtiger-Kram-Schublade

Vorweg: Ja, ich nenne die Schublade tatsächlich genau so.

Ich hefte wichtige Papiere, die ich behalten muss, nicht direkt ab. Das nervt mich einfach zu sehr. Jedes Mal Ordner raus, die zwei Blätter rein, Ordner wieder weg. Stattdessen kommen sie in meine „wichtiger-Kram-Schublade“. Du könntest da das genaue Gegenteil von mir sein und alles sofort abheften wollen, damit‘s nicht verloren geht. Das ist absolut in Ordnung. Wie gesagt, gerade bei Papieren unterscheiden sich die Organisationstypen stark. Sobald diese „wichtiger-Kram-Schublade“ voll ist, muss ich mich wirklich ums Abheften kümmern.

4. Grobe Sortierung

Zum Abheften nehme ich die ganzen Papiere aus meiner Schublade (das könnte auch eine Box oder so sein) und sortiere sie grob durch: Versicherung a, Versicherung b, alles was mit meiner Miete zu tun hat, alles was mit meinem Internet zu tun hat. Ich sortiere nicht chronologisch. Ich weiß. Schockierend für Einige. Aber ich kann diese detaillierte Organisation einfach nicht durchhalten. Und denk mal drüber nach. Der neuere Kram liegt ja immer ganz oben auf dem Stapel, also ist es schon irgendwie halbwegs chronologisch sortiert.

5. Das eigentliche Abheften

Ich habe Ordner. Also werden meine grob organisierten Stapel mit Versicherung a, Versicherung b usw. einfach nur Stapel für Stapel gelocht und in die entsprechenden Ordner in die grobe Kategorie, in die sie gehören, eingeheftet. Ich stelle immer sicher, dass ich sie ganz am Ende dieser Kategorie einhefte, um eine halbwegs chronologische Abfolge zu haben. Diese Sortier- und Abheftaktionen mache ich ca. zwei bis vier Mal im Jahr, wobei mich jede Aktion meist weniger als 20min kostet.

Das war‘s. Es gibt keine tollen Farbsysteme. Es gibt keinen superfunktionalen Aktenschrank bei mir. Es gibt hier auch einfach kein System, das für alle funktioniert. Wie gesagt, gerade bei Papierkram zeigen sich die Unterschiede zwischen den Organisationstypen enorm. Aber vielleicht helfen dir ja einige Aspekte meiner Organisation. Ich sag dann Bescheid, wenn ich dieses eine, ganz tolle, einfache, günstige, idiotensichere System habe, das im Jahr nur 5min deiner Zeit beansprucht (was wahrscheinlich nie sein wird, denn “this is the real life, this is no fantasy“ ;)).

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How I handle paper clutter

Paper clutter seems to me almost everyone‘s enemy, myself included. That is why in today‘s post, I will share with you how I handle my paper clutter. It is not actually a guideline on how to do it. Especially when it comes to paper, different organizing styles show very clearly. I just want to tell you how I do it here and hope there is something that might resonate with you.

1. Sort incoming paper immediately into trash and important

Any paper that enters my home immediately gets sorted into trash and (somewhat) important. I make sure to do that immediately because I know I will easily feel overwehelmed by piles of paper, even though I know that going through a pile and just sorting it into those categories is super fast. It‘s a psychological aspect. Trash apparently goes right into the trash. The important stuff gets sorted further, as I will explain in the next point.

2. Sort important papers further

I sort the important stuff into papers that only need to keep and papers I need to take care of soon.

Stuff I need to keep goes into a drawer (which we‘ll get to later) and stuff I need to take care of soon, like bills, get put on my side board, funnily enough right over the drawer where I keep the papers I need to keep. I want to keep it in sight due to two reasons: a) this way I cannot forget and b) I am more likely to get it done soon.

3. Important papers drawer

Yes, I actually call that drawer “important papers drawer“.

I don‘t file important papers I need to keep or papers I‘ve taken care of right away. It‘s just too much hassle for me to pull out the right folder every time, put those one or two papers in and put the folder back where it belongs. Instead, I put them into my “important papers drawer“. You might be completely different concerning this aspect and fell like you must file it all away for it not to get lost. That‘s totally fine. Again, different organizing styles show prettly clearly when it comes to papers. Once that (pretty small) „important papers drawer“ is full I take care of the stuff.

4. Rough sorting

When that drawer is full, I take all of the important papers out of the drawer (could be a box or the like, too) and sort it very roughly into categories like insurance a, insurance b, papers concerning my rent, papers concerning my internet access. I do not sort by date. I know this comes as a shocker to some. But I just cannot handle this detailed sorting for long. And think about it. Newer stuff will always be on the top of the pile anyways so it‘s in rough chronological order anyways.

5. Actual filing

I have folders. So I just punch holes into my roughly orderd piles and file them into the folders in the rough category they belong to. I make sure to always put them at the end of the category to somewhat keep the chronological order. I go through this whole sorting and filing session about two to four times a year with each session taking me no longer than 20min.

That‘s it. There is no fancy colored system. There is no super practical filing cabinet I use. There is no fool proof system I can provide for everyone. Maybe some of it will work for you, too. I‘ll let you know once I have a super great, easy, frugal, fool proof system you can do in only 5min a year (which will probably be never because “this is the real life, this is no fantasy“).

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