Effizient Arbeiten | Working Efficiently

Effizient arbeiten

Hart zu arbeiten, ist oft gut. Vernachlässigen wir dabei aber nicht den Gedanken, lieber klug, statt hart zu arbeiten. Und damit ist letztlich gemeint, effizienter zu arbeiten. Heute gebe ich dir fünf einfache Tipps, wie du dein Arbeiten effizienter gestalten kannst.

1. Zeiten mit höchster Produktivität

Es gibt immer Aufgaben, die deine ganze Konzentration verlangen. Und dann gibt es Aufgaben, die einfach nur erledigt werden müssen. Dafür brauchst du auch Konzentration, nur eben nicht so viel. Der Trick ist nun, die Aufgaben, die deine größte Konzentration verlangen, in die Zeit zu legen, in der du dich am besten konzentrieren kannst. Klingt doch recht simpel, oder? Und trotzdem machen es so viele nicht, weil sie sich gar nicht bewusst sind, dass die Konzentrationsfähigkeit über den Tag schwankt. Ich kann dir nicht sagen, wann dein Produktivitätsgipfel ist. Das musst du selbst herausfinden. Sobald du ihn aber kennst, packe all die schwierige Arbeit in diesen Zeitraum (oder in die Zeiträume, oft gibt es zwei Produktivitätsgipfel pro Tag). Verschwende diese kostbare Zeit nicht mit Aufgaben, die gar nicht so viel Aufmerksamkeit brauchen. Das ist nicht effizient.

2. Keine Unterbrechungen

In deiner produktivsten Zeit willst viel der schwierigen Arbeit schaffen. Damit das gelingt, solltest du jegliche Unterbrechung vermeiden. Jede Unterbrechung zerstört deine Konzentration. Das kann ein Anruf oder ein „Ping“ ein eingehenden Email sein. Willst du in deiner produktivsten Zeit wirklich ständig unterbrochen werden? Stelle dein Telefon stumm oder in den Flugmodus oder mach‘s ganz aus. Vielleicht kannst du auch das Internet ausstellen. Stelle alles aus/ auf stumm, das dich unterbrechen könnte. Häng‘ ein Schild an die Tür „Bitte nicht stören“. Pack dir Stöpsel in die Ohren. Egal, was es braucht, tu‘s um so viele potentielle Unterbrechungen wie möglich zu vermeiden, um effizient zu arbeiten.

3. Prioritäten setzen

In langen To-do-Listen verliert man sich schnell. Bei vielen Aufgaben geht so schnell der Fokus verloren, sodass deine Gedanken von der einen zur anderen Aufgabe switchen. Und am Ende hast du nichts geschafft. Total frustrierend. Und anstrengend. Um das zu vermeiden, solltest du Prioritäten setzen. Was ist das Wichtigste, das heute erledigt werden muss? Oder was sind die drei Dinge? Wobei, wäre es cool, das zu erreichen, aber es könnte auch noch warten? Und, du darfst auch rebellisch sein, was könnte denn komplett gelassen werden? Welche Aufgaben kannst du abgeben? Fokussiere dich nur auf das, was wirklich wichtig ist. Du bist am effizientesten, wenn du konkrete Prioritäten hast, mit denen du arbeitest.

4. Konkrete Ziele

Wenn du auf konkrete Ziele hinarbeiten kannst, macht dich das nicht nur effizienter, sondern du hast auch mehr Energie, Motivation und Zeit für die jeweilige Aufgabe, besonders bei längeren Aufgaben. Lass mich das erklären. Ein „Ziel“ (das gar keines ist) wie „Ich werde an Aufgabe X arbeiten“ ist total vage. Ein tatsächliches Ziel wie „Ich werde (Teil)Aufgabe X um y Uhr/ in zwei Stunden geschafft haben“ ist viel konkreter. Dieses Ziel gibt dir Energie, denn du verschwendest sie nicht mehr, darüber nachzudenken, wann du denn nun genug an einer Aufgabe gearbeitet hast, um sie für heute abhaken zu können. Dieses Ziel wird dich motivieren, da du ein echtes, konkretes und erreichbares Ziel hast, auf das du hinarbeiten kannst. Ein Ziel gibt dir mehr Zeit, da du weniger anfällig für ablenkende Dinge bist, die deinen Fokus zerstören. Ziele zu haben, macht deine Arbeit so viel effizienter.

5. In Blöcken arbeiten

Wir haben den Aspekt, ständig zwischen Aufgaben zu switchen, schon angesprochen. Das verschwendet viel Zeit und Energie. Viel effizienter ist es, in Blöcken zu arbeiten. Die Idee hinter diesen Blöcken ist, die gleiche Art von Arbeit innerhalb dieses Blocks zu erledigen. Ein Block kann z.B. daraus bestehen, an einer konkreten Aufgabe zu arbeiten, oder viele kleine Aufgaben, die sehr ähnlich sind, abzuarbeiten. Damit verhinderst du das ständige Wechseln zwischen Gedanken und Aufgaben und verschwendest damit weniger Zeit und Energie.

Weißt du, was ich am liebsten daran mag, effizient zu arbeiten? Eigentlich sind‘s zwei Dinge. Entweder kriege ich die Arbeit schneller erledigt und habe mehr Freizeit. Zeit für die schönen Dinge des Lebens. Zeit für Muße. Oder ich schaffe halt einfach mehr Arbeit weg. Beides sind tolle Gefühle. Und diese kannst du erreichen, nicht indem du härter, sondern indem du mit meinen einfachen Tipps klüger arbeitest. Probier‘ sie aus und sag mir, welcher dir am besten gefällt.

Working efficiently

Working hard is often good. However, let‘s not neglect the idea of ‘work smarter, not harder‘. Mostly, by saying this, we mean work more efficiently. Today, I will give you you five simple tips to work more efficiently.

1. Know when you are most productive

There is always work that needs all of you concentration. And there is work that just needs to be done. You might still have to concentrate but it won‘t take your all. The trick is to do the kind of works that demands most of your concentration when you can concentrate the best. Sounds simple, right?! And yet, so many people don‘t do this because they aren‘t aware that their productivity is not all the same throughout the day. Now, I cannot tell you your productivity peak. You‘ll have to find out yourself. But once you know, do all the hard work in that time frame (or time frames; there are usually two productivity peaks a day). Don‘t waste that precious time for tasks that don‘t need too much of your attention.

2. No interruptions

In your most productive time you want to get really hard work done. In order to actually get it done you don‘t want any interruptions. Every interruption will destroy you concentration. This may be a phone call or a ‘ping‘ by an incoming email. Do you really want to get interrupted in your most precious production time every couple of minutes? Put your phone on silent/ flight mode or turn it off. Maybe, turn the internet off. Turn anything off/ on silent that might interrupt you. Put a sign on your door „Do not disturb“. Do anything it takes to avoid interruptions in order to work most efficiently.

3. Set priorities

We easily get lost in way too long to-do lists. And it‘s easy to lose focus with a lot to do. So your mind switches from one thing to the other. You end up with nothing to show for your work. Super frustrating. And super exhausting. To avoid this, set priorities. What is the most important thing to get done today? Or the three most important things? What would be good to be done today but could wait? And, be a little rebel, what could be dropped entirely? What could be delegated? Truly focus on what‘s really important. You‘re most efficient when you have specific priorities you work on.

4. Specific goals

Having specifc goals you work towards not only makes work more efficient; it also provides you with more energy, drive and time for the task at hand. Let me explain. A ‘goal‘ (which is not a goal actually) like ‘I‘ll work on task x‘ is so vague. An actual goal like ‘I‘ll have task x done by y o‘clock/ in two hours‘ is much more specific. This actual goal provides you with more energy because you don‘t have to ponder when you worked enough on that task for the day to cross it off. This goal will provide you with drive because you will have a real, specific and attainable goal to work towards. A goal will provide you with more time because with a clear goal, you are less likely to waste time by losing focus. Having goals makes you work so much more efficiently.

5. Work in blocks

We already touched on the fact that constantly switching between different tasks wastes a lot of time and energy. It is much more efficient to work in blocks. The idea behind a block is to do the same kind of work for the entire time. A block can consist of either working on one specific task or many smaller tasks that are all very much alike. This avoids constant switching between thoughts and tasks and, hence, wastes no time and energy.

You know what I like best about working efficiently? Actually it‘s two things. I either get the work done faster so I have more free time. Time for the great things in life. Or I get more work done. Both are great feelings. And you can achieve them not by working harder but by working smarter with my simple efficient work tips. Try them out and let me know how you like them.